東莞辰信集群注冊托管有限公司
秘 書 制 度
為加強(qiáng)集群和托管企業(yè)符合《東莞市企業(yè)集群注冊登記管理試行辦法》的規(guī)定，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合實際情況，特制定本制度。
本制度所稱企業(yè)集群注冊，是指多個企業(yè)以一戶托管企業(yè)的住所（經(jīng)營場所）地址作為自己的住所（經(jīng)營場所）進(jìn)行登記，并由該托管企業(yè)提供住所托管和托管企業(yè)服務(wù)，形成企業(yè)集群的注冊登記模式。
本制度所稱托管企業(yè)，是指為其它企業(yè)提供注冊地址及受委托提供代辦登記、代理記帳、代理企業(yè)信息申報、代理收發(fā)各類郵件、信函、法律文書及代理其它法律手續(xù)等秘書式服務(wù)的企業(yè)。
本制度所稱集群企業(yè)，是指將住所（經(jīng)營場所）設(shè)于托管企業(yè)的住所（經(jīng)營場所），并由托管企業(yè)提供住所托管和托管企業(yè)服務(wù)的企業(yè)。
為加強(qiáng)東莞辰信集群注冊托管有限公司：委托托管企業(yè)風(fēng)險控管，配合工商登記部門核查，稅務(wù)機(jī)關(guān)稅收稽查，企業(yè)合法經(jīng)營，公文處理工作，確保日常工作的高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本制度。
第一條 秘書工作要做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。
第二條 收文統(tǒng)一由秘書文人員簽收、登記填寫，送公司負(fù)責(zé)人簽字，并做好跟蹤督查，辦結(jié)后歸檔。一律交辦文人員登記、存檔。
第三條 建立嚴(yán)格的簽訂合同制度。
（一）擬以企業(yè)住所托管協(xié)議書，先由公司起草代擬稿，代擬合同必須公司主要負(fù)責(zé)人審核,按要求填寫合同。簽發(fā)企業(yè)住所托管協(xié)議書后的合同交公司存檔。
（二）企業(yè)住所托管協(xié)議書必須由公司法人簽字，蓋章才生效。
（三）對托管地址在我司的企業(yè)，新注冊公司企業(yè)必須法人簽字，已成立的企業(yè)變更地址到我司需蓋章。托管在我司的企業(yè)相關(guān)法人股東必須上我司拍照核查身份信息，確保注冊登記人知熟國家相關(guān)政策法規(guī)。按工商局要求登記完成后在我司網(wǎng)站公示托管企業(yè)名單。
第四條 職能。
負(fù)責(zé)為集群企業(yè)提供服務(wù)，定期與集群企業(yè)聯(lián)系溝通，負(fù)責(zé)與監(jiān)替管理部門的工作聯(lián)系，具體應(yīng)當(dāng)履行以下職責(zé)：
�。ㄒ唬┙⑼晟萍浩髽I(yè)檔案管理、日常聯(lián)系、信息保密等住所托管和托管企業(yè)服務(wù)管理制度，配備與托管和秘書服務(wù)業(yè)務(wù)相適應(yīng)的人員。
�。ǘ⿲浩髽I(yè)出現(xiàn)的異常情況及違法行為應(yīng)當(dāng)及時向相關(guān)監(jiān)管部門報告，并協(xié)助監(jiān)管部門查處違法行為。
（三）集群企業(yè)應(yīng)與托管企業(yè)簽訂住所托管和托管企業(yè)服務(wù)協(xié)議。協(xié)議的主要內(nèi)容為：集群企業(yè)名稱、托管的托管企業(yè)名稱、聯(lián)系人、托管內(nèi)容、托管時限、托管企業(yè)及托管企業(yè)的職責(zé)義務(wù)和違約責(zé)任。
托管內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確集群企業(yè)以托管企業(yè)的住所地址為其住所（經(jīng)營場所）；通過郵政、快遞或者其他方式，按托管企業(yè)登記的住所（經(jīng)營場所）送達(dá)給該企業(yè)的各類郵件、信函、法律文書等文件書件，自托管企業(yè)代理簽收之日起，視為已送達(dá)該集群企業(yè)。托管企業(yè)代理簽收遞送給集群企業(yè)的各類郵件、信函、法律文書等文件書件后，應(yīng)立即通知集群企業(yè)。
（四）托管企業(yè)辦理經(jīng)營范圍變更登記、注銷登記，須向登記機(jī)關(guān)提交集群企業(yè)住所變更登記全部辦理完成或托管合同到期、解除的情況說明。
第五條 認(rèn)真遵守各項保密規(guī)定，非因工作需要，不得私自將文件或內(nèi)部重要資料帶出辦公場所。
第六條 相關(guān)人員因工作失誤造成的工作損失，要追究責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)離工作崗位或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
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（蓋章）
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